Hollands Kroon : une municipalité qui se libère !

        Hollands Kroon est une municipalité créée en 2012 qui rassemble alors 4 communes et 350 fonctionnaires. Située au Nord des Pays-Bas, cette municipalité a choisi de développer une nouvelle organisation horizontale afin de répondre aux besoins de ses 48 000 citoyens.

Suite à nos recherches aux Pays-Bas, nous avions été interpellé par cette municipalité rebelle mais vite refroidis par le prix d’une visite. Cependant, après quelques échanges de mail avec Marjon et Annemiek, nous convenons d’une rencontre exceptionnellement gratuite pour nous. Nous prenons donc la direction d’Anna Paulowna pour deux heures de route à travers la campagne néerlandaise jonchée de champs de tulipes et de moulins. Les Pays-Bas n’auront bientôt plus de secrets pour nous !

C’est Karst Ketelaar qui nous accueille sur place par un “Bonjour !” assuré, le premier entendu de notre séjour au Pays-Bas ! Nous repassons cependant rapidement à l’anglais et découvrons avec lui l’organisation d’Hollands Kroon. Un succès !

Hollands_Kroon

 

Ce qui nous interpelle

Le besoin de changement

Comment se défaire d’une bureaucratie trop lourde lorsqu’on est une municipalité ?

        La municipalité d’Hollands Kroon voit le jour en 2012 sous l’impulsion de 4 communes du nord des Pays-Bas : Niedorp, Wieringen, Wieringermeer et Anna Paulowna. Au moment de la création s’est posée la question d’implanter un nouveau modèle de management au sein des bureaux de la municipalité pour se sortir de la bureaucratie inhibitrice souvent propre au fonctionnement gouvernemental et être plus proches des citoyens et de leurs besoins. L’accent est alors mis sur la responsabilisation et l’autonomie pour répondre à une vision stratégique qui se définit en plusieurs points :

         –  Proposer un service abordable et qualitatif

         – Insérer le digital dans les procédures

         – Répondre aux besoins des citoyens

         – Rendre possible le développement personnel

       – Encourager et renforcer l’indépendance, l’autosuffisance et la responsabilité des citoyens.

Les objectifs sont clairs et pour cela, une nouvelle structure est donnée : des équipes autogérées qui a vu le jour en 2014 autour de 5 valeurs qui sont la confiance, l’inspiration, le courage, la connexion et le respect.

 

Comment s’organisent les équipes ?

        Il existe 40 équipes autogérées dans la municipalité d’Hollands Kroon aujourd’hui. Toutes ont des secteurs d’activités bien distincts et sont responsables de certaines procédures. L’organisation est ainsi divisée en équipes autogérées rouges et vertes, elles-mêmes guidées et contrôlées par les 3 directeurs, dont le CEO qui sont les équipes bleues.

HK

Les équipes sont constituées de 9 personnes maximum aux compétences différentes dont un leader qui assure la bonne entente et le bon déroulement des projets de l’équipe. Il est considéré comme un coach, une oreille attentive et un guide dans les moments difficiles.

Les équipes sont responsables de leur secteur d’activités, mais elles sont aussi responsables de leur gestion interne. Cela se reflète dans des tâches telles que la gestion de budget, la communication, le recrutement… Si chacune est libre de procéder comme elle le souhaite, il existe des règles auxquelles il ne faut pas déroger : répondre avant 3 jours à un mail par exemple. Cela facilite l’organisation interne des équipes.

A ce sujet, approfondissons quelques points :

             – Le feedback : Les collègues se valorisent mutuellement grâce à l’application WOP qui permet à chaque collaborateur de recevoir un feedback des membres de son équipe mais aussi d’autres équipes. Un feedback collectif est également programmé tous les 3-4 mois afin de voir avec le directeur quels sont les points de progression de chaque équipe. Enfin, un questionnaire est distribué à l’ensemble des collaborateurs une fois par an. Les questions concernent leur travail, leur équipe, leurs émotions au travail…

        – Le recrutement : Le recrutement se fait par les collaborateurs grâce à des procédés différents. Des “talents nights” sont organisés afin de permettre à chaque collaborateur d’inviter des connaissances qui sont  intéressées par un poste. De façon plus ordinaire, les équipes procèdent également à des entretiens ayant pour objectif d’apprendre à connaître le candidat dans ses compétences, sa motivation, mais aussi sa personnalité.

           – La communication : Hollands Kroon utilise la plateforme HK-Square commune à tous les collaborateurs afin de leur permettre de communiquer entre eux sur des problèmes qu’ils rencontrent, sur des projets, mais aussi sur le recrutement d’un candidat par exemple. Le but est de mettre à contribution  et de valoriser les compétences de tous. Karst s’est occupé d’un projet sportif pour lequel il a fait appel à un collègue d’une autre équipe qui connaissait bien le secteur par exemple.

 

Une liberté accrue pour chaque collaborateur

Comment faire en sorte que chacun donne le meilleur de lui-même ?

         Le management des équipes se base sur un esprit entrepreneurial qui veut que chaque collaborateur soit maître de ses décisions et de son temps. Il n’y a pas d’horaires de travail obligatoires, ni même de lieu de travail prescrit. Chaque collaborateur agit comme il le souhaite et peut travailler de chez lui tant que les objectifs qui lui ont été assignés sont remplis et qu’il ne déroge pas aux règles établis par la municipalité à ses débuts.

HK2 En effet, la confiance en chaque collaborateur d’atteindre les objectifs de résultat qui lui sont propres est primordiale. Au début de cette nouvelle organisation, les résultats étaient analysés avec le leader grâce à des rencontres régulières pour encourager la progression. Mais ce modèle a laissé place à une nouvelle façon de procéder en 2017. Les réunions ne sont plus individuelles mais se font entre l’équipe et un des directeurs afin d’avoir un regard global sur le travail de l’équipe et encourager les collaborateurs dans une démarche collective.

      Enfin, Hollands Kroon attache beaucoup d’importance au fait que ses collaborateurs apprécient leur travail en ayant à cœur de toujours vouloir donner le meilleur d’eux-même. Pour cela, chacun à la possibilité de se former comme il le souhaite grâce au 1000 points, qui sont l’équivalent de 1000€, donnés chaque année par la municipalité pour la formation. La plateforme Hollands Kroon Academy est dédiée exclusivement à la formation. Sur cette plateforme chaque collaborateur peut choisir librement la formation qu’il souhaite avoir en e-learning ou en formation physique. La motivation n’en est que plus grande !

Ce qui nous a particulièrement interpellé n’est en soit pas tant cette liberté, que le fait que ceux sont des collaborateurs d’Hollands Kroon eux-mêmes qui assurent les formations. Il y a donc un véritable partage d’expérience qui se fait dans un contexte bien connu de tous ce qui assure une meilleure compréhension des collaborateurs entre eux ! Cela permet également aux collaborateurs d’apprendre à se connaître : une formule gagnante !